Notice of Privacy Practices..Informe sobre prácticas de privacidad
….Effective Date: September 2013..Efectivo a partir de: septiembre 2013…. ….Review Date: January 2024..Fecha de revisión: enero 2024….
….This notice describes how health information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review carefully. ..Este informe describe el uso y difusión que puede tener su expediente clínico y la manera en la que usted puede tener acceso a este. Favor de leer detenidamente.
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Our Pledge Regarding Health Information:
We understand that health information about you and your health care is personal. We are committed to protecting your personal health information (PHI). We create a record of the care and services you receive from us. We need this record to provide you with quality care and to comply with certain legal requirements. This notice applies to all of the records of your care generated by Lawndale Christian Health Center (LCHC), whether made by your personal doctor or others working in this office. This notice will tell you about the ways in which we may use and disclose health information about you. We also describe your rights to the health information we keep about you, and describe certain obligations we have regarding the use and disclosure of your health information.
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Nuestro compromiso respecto al manejo de sus expedientes: Entendemos que todo expediente e información clínica es de tipo personal. Estamos comprometidos a proteger su información (PHI). Creamos un expediente con toda la información sobre su cuidado médico y los servicios que reciba de nosotros. Este expediente es necesario para proveerle de atención médica de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Esta notificación aplica a todos los expedientes clínicos que generemos en Lawndale Christian Health Center (LCHC), incluyendo los de su médico personal o cualquier persona trabajando en esta oficina. Este informe describe las formas en las que se puede usar y difundir su expediente. También mencionamos aquí los derechos con los que cuenta respecto a la información que conservamos y explica ciertas obligaciones que tenemos respecto al uso y difusión de su expediente.
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….We are required by law to: ..Es requisito legal: ….
Make sure that health information that identifies you is kept private; ..Asegurarnos de mantener la privacidad de sus expedientes;
Give you this notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information about you; and..Darle una copia de este informe que incluye nuestras responsabilidades y prácticas legales respecto al manejo de su expediente clínico y
Follow the terms of the notice that is currently in effect. ..Sujetarnos a las condiciones del presente informe
….All Lawndale Christian Health Center sites including LCHC Eye, Senior, and Dental clinics, LCHC Pharmacy and all LCHC support services follow the terms of this notice. In addition, these entities, sites, and locations may share health information with each other for treatment, payment, or health care operations purposes described in this notice. ..Todos los sitios de Lawndale Christian Health Center obedecen los términos de este informe, incluyendo la clínica dental, de optometría, farmacia y todos los servicios de apoyo. Además de esto, todas estas entidades, sitios y localidades pueden compartir entre ellos información médica con propósitos de tratamiento, pagos, u operaciones médicas descritas en esta notificación. ….
….Definitions: ..Definiciones: ….
Health Care Operations is defined as business activities that we engage in so as to provide healthcare services to you, including but not limited to, quality assessment and improvement activities, personnel training and evaluation, business planning and development, and other administrative and managerial functions. ..Operaciones sobre cuidado médico se refiere a toda actividad de negocio que se práctica para poder proveerle cuidado médico. Estas actividades incluyen, entre otras cosas, gestiones para evaluar y mejorar nuestra calidad, evaluación y entrenamiento del personal, planes de negocios y desarrollo, además de otras funciones administrativas y directivas.
Payment means activities that we undertake as a healthcare provider to obtain reimbursement for the provision of healthcare to you which include, but are not limited to: determinations of eligibility or coverage (including coordination of benefits or the determination of cost sharing amounts), and processing health benefit claims. ..Pago Como su proveedor de salud nos hacemos cargo de los movimientos de reembolsos que sean necesarios. Estas actividades incluyen, entre otras cosas: determinar si hay elegibilidad o cobertura (incluyendo coordinación de beneficios o determinar la cantidad de costos compartidos) y procesar peticiones sobre sus beneficios.
Protected Health Information or “PHI” means information which identifies you (e.g. name, address, social security number, etc.) and relates to your past, present, or future physical or mental health or condition; the provision of healthcare to you; or the past, present, or future payment for the provision of healthcare to you. ..Expediente clínico seguro o “PHI” se refiere a información que lo identifica (nombre, dirección, número de seguro social, etc.) y está relacionada con su condición física o mental pasada, presente o futura; el cuidado médico que ha recibido; pagos pasados, presentes o futuros por su cuidado médico.
Treatment means the provision, coordination, or management of healthcare and related services on your behalf, including the coordination or management of healthcare with a third party; consultation between LCHC and other healthcare providers relating to your care; or the referral by LCHC of your care to another healthcare provider. ..Tratamiento se refiere a la provisión, coordinación o manejo de su cuidado médico y servicios relacionados incluyendo la coordinación o manejo de la salud con una tercera persona; consultas hechas entre LCHC y otras instituciones de salud que hayan estado a cargo de su salud; o referidos por parte de LCHC para transferir su cuidado médico a otro sitio.
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OCHIN CONSENT
Lawndale Christian Health Center is part of an organized health care arrangement including participants in OCHIN. A current list of OCHIN participants is available at www.ochin.org. As a business associate of Lawndale Christian Health Center OCHIN supplies information technology and related services to Lawndale Christian Health Center and other OCHIN participants. OCHIN also engages in quality assessment and improvement activities on behalf of its participants. For example, OCHIN coordinates clinical review activities on behalf of participating organizations to establish best practice standards and assess clinical benefits that may be derived from the use of electronic health record systems. OCHIN also helps participants work collaboratively to improve the management of internal and external patient referrals. Your personal health information may be shared by Lawndale Christian Health Center with other OCHIN participants or a health information exchange only when necessary for medical treatment or for the health care operations purposes of the organized health care arrangement. Health care operation can include, among other things, geocoding your residence location to improve the clinical benefits you receive.
Personal health information may include past, present and future medical information as well as information outlined in the Privacy Rules. The information, to the extent disclosed, will be disclosed consistent with the Privacy Rules or any other applicable law as amended from time to time. You have the right to change your mind and withdraw this consent, however, the information may have already been provided as allowed by you. This consent will remain in effect until it is revoked by you in writing. If requested, you will be provided with a list of entities to which your information has been disclosed.
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AUTHORIZATIONS
There are a number of Disclosures that do not require your Authorization as outlined below under “How We May Use and Disclose Health Information About You.” Other uses and disclosures of health information not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written permission. If you provide us permission to use or disclose health information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose health information about you for the reasons covered by your written authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, and that we are required to retain our records of the care that we provided to you
There are three instances where an Authorization is required from you before we disclose your PHI: (1) most Uses and Disclosures of psychotherapy notes; (2) Uses and Disclosures for marketing purposes; and (3) Uses and Disclosures that involve the sale of PHI. We will also get your Authorization before we disclose your PHI regarding most Uses and Disclosures of (1) behavioral health notes and (2) medical information about care for HIV/AIDS.
You may, at your own discretion, provide us with other Authorizations not described in this Notice. It is our Policy only to use and disclose PHI requiring an Authorization consistent with the Authorization as provided by you. Our Compliance Officer will ensure that all Authorizations meet the requirements of the Privacy Rule and that our staff is trained regarding those instances of Uses and Disclosures wherein Authorizations are implicated.
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AUTORIZACIONES
Ciertas declaraciones legales no requieren de su autorización, tal como se indica bajo el apartado, “Cómo podemos usar y difundir sus expedientes clínicos.” Otros usos y difusión legal sobre sus expedientes que no han sido cubiertos por esta notificación o las leyes aplicables solamente se llevarán a cabo bajo su consentimiento escrito. En caso de que haya dado consentimiento para uso y difusión de su expediente, usted siempre puede retractarse por escrito. En caso de que niegue el permiso de uso o difusión de su expediente no revelaremos más información acerca de su expediente tal como lo ha especificado en el documento escrito. Usted debe entender que no podemos retirar cualquier información que haya sido difundida en el pasado siempre bajo su consentimiento y debemos conservar siempre su expediente con nosotros.
Existen tres casos en los que vamos a necesitar su autorización para poder difundir su expediente: (1) la mayoría de las veces cuando difundimos notas psicoterapéuticas. (2) usos y difusión para propósitos de publicidad (3) usos y difusión en cuestiones que involucre venta de expedientes. También vamos a requerir su autorización respecto a uso y difusión en la mayoría de los casos cuando se trate de (1) notas sobre su salud emocional (2) información clínica acerca de casos de VIH/SIDA.
Es posible que usted nos notifique sobre algún otro tipo de autorización que no se ha descrito en este informe. Nuestra política es usar y difundir solamente aquello que es permitido conforme a la autorización que usted proporciono. Nuestro oficial de cumplimento se va asegurar de que todas las autorizaciones cumplan los requisitos de privacidad necesarios y de que nuestro personal esté entrenado respecto a las instancias de uso y difusión de su expediente según se ha autorizado.
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HOW WE MAY USE AND DISCLOSE HEALTH INFORMATION ABOUT YOU.
The following categories describe different ways that we use and disclose health information. For each category of uses or disclosures we will explain what we mean and try to give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.
For Treatment: We may use health information about you to provide you with health care treatment or services. We may disclose health information about you to doctors, nurses, technicians, health students, or other personnel who are involved in taking care of you. They may work at our offices, at the hospital if you are hospitalized under our supervision, or at another doctor's office, lab, pharmacy, or other health care provider to whom we may refer you for consultation, to take x-rays, to perform lab tests, to have prescriptions filled, or for other treatment purposes. For example, a doctor treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. In addition, the doctor may need to tell the dietician at the hospital if you have diabetes so that we can arrange for appropriate meals. We may also disclose health information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status and location.
For Payment: We may use and disclose health information about you so that the treatment and services you receive from us may be billed to and payment collected from you, an insurance company, or a third party. For example, we may need to give your health plan information about your office visit so your health plan will pay us or reimburse you for the visit. We may also tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the treatment.
For Health Care Operations: We may use and disclose health information about you for operations of our health care practice. These uses and disclosures are necessary to run our practice and make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use health information to review our treatment and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also combine health information about many patients to decide what additional services we should offer, what services are not needed, whether certain new treatments are effective, or to compare how we are doing with others and to see where we can make improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information so others may use it to study health care delivery without learning who our specific patients are.
Appointment Reminders: We may use and disclose health information to contact you as a reminder that you have an appointment or that you missed an appointment and should contact us to reschedule. Please let us know if you do not wish to have us contact you for this purpose, or if you wish to have us use a different address to contact you for this purpose.
Health-Related Services and Treatment Alternatives: We may use and disclose health information to tell you about health-related services or recommend possible treatment options or alternatives that may be of interest to you. Please let us know if you do not wish us to send you this information, or if you wish to have us use a different address to send this information to you.
Fundraising Activities: We may use health information about you to contact you in an effort to raise money for our not-for-profit operations. We may disclose health information to a business associate so that they may contact you in raising money for our practice. We only will release contact information, such as your name, address, and phone number and the dates you received treatment or services from us. Please let us know if you do not want us to contact you for such fundraising efforts.
Research: Under certain circumstances, we may use and disclose health information about you for research purposes. For example, a research project may involve comparing the health and recovery of all patients who received one medication to those who received another, for the same condition. The LCHC Quality Assurance Committee of the LCHC Board of Directors must approve all research projects. This committee assures that all projects will be of direct or indirect benefit to our patients and/or community. Their review process also evaluates a proposed research project and its use of health information, trying to balance the research needs with patients' need for privacy of their health information. We will obtain your written authorization to use your PHI (Personal Health Information) for research purposes except when our Quality Assurance Committee has determined that:
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COMO PODEMOS USAR Y DIFUNDIR SUS EXPEDIENTES
Las siguientes categorías muestran diferentes formas en las que podemos usar y difundir sus expedientes. Vamos a explicar el significado de cada categoría y tratar de dar algunos ejemplos. No se va a listar cada uso, sin embargo, todas las formas en las que se nos permite usar y difundir su información entran dentro de estas categorías.
Para tratamiento: Es posible utilizar su información clínica para poder proveerle algún tipo de tratamiento o servicio. Podemos pasar su expediente clínico a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina o cualquier otra persona involucrada con su cuidado ya sea que trabajen en nuestras oficinas, en el hospital en caso de estar hospitalizado bajo nuestra supervisión, o en otro consultorio médico, laboratorio, farmacia o cualquier otro centro al que lo hayamos referido para una consulta, toma de rayos x, para exámenes de laboratorio, para llenar recetas médicas, u otras razones. Por ejemplo, un doctor que está atendiendo una fractura de pierna debe saber si tiene diabetes ya que esta haría más lento el proceso de recuperación. Además de esto el médico tendría que informarle a la dietista del hospital de tal forma que le preparen alimentos adecuados. También podemos usar y difundir sus expedientes a una institución de asistencia en caso de desastres de tal forma que sea posible contactar a sus familiares.
Para pago: Podemos usar y difundir sus expedientes de tal forma que el tratamiento y los servicios que reciba de nosotros puedan ser facturados y el pago sea coleccionado ya sea de usted, una compañía de seguros o una tercera persona. Por ejemplo, podemos dar información a su plan de seguros respecto a su visita médica de tal forma que se le reembolse su visita. También podemos dar a su plan de seguros información respecto a algún tratamiento que esté por recibir de tal forma que le den aprobación y determinen que tipo de cobertura le van a dar.
Para operaciones médicas: Podemos usar y difundir sus expedientes para operaciones médicas de la clínica. Este uso y difusión de la información es necesario para el funcionamiento de la clínica y para asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban cuidado médico de calidad. Por ejemplo, podemos usar sus expedientes para evaluar cómo se ha desempañado nuestro equipo de trabajo y cómo ha sido el tratamiento y servicio que le han dado. También es posible recopilar expedientes de varios pacientes de tal forma que podamos evaluar qué otro tipo de servicios podemos ofrecer, cuales son innecesarios, si son o no efectivos los tratamientos nuevos o comparar los resultados con otros y evaluar en dónde podemos mejorar. Es posible que ocultemos de este grupo toda información que lo identifica de tal forma que se puedan analizar los datos en forma anónima.
Recordatorios de citas: Podemos usar y difundir sus expedientes para contactarlo con un recordatorio acerca de alguna cita que tenga o que haya perdido y deba volver a hacer. Favor de avisarnos si desea que no le contactemos para este propósito o si desea que usemos una dirección diferente para contactarlo para este propósito.
Servicios clínicos y alternativas para tratamientos: Podemos usar y difundir sus expedientes para avisarle sobre ciertos servicios clínicos o tratamientos que puedan beneficiarle. Favor de avisarnos si desea que no le contactemos para este propósito o si desea que usemos una dirección diferente para contactarlo para este propósito.
Actividades para recaudar fondos: Podemos usar y difundir sus expedientes para recaudar fondos para nuestras operaciones como organización sin fines de lucro. Es posible pasar su información a algún representante de negocios de tal forma que lo contacten con fines de recaudar fondos para nuestra práctica. Para este propósito solamente daremos su información de contacto, es decir nombre, dirección, teléfono y las fechas en las que ha recibido tratamiento con nosotros. Favor de avisarnos en caso de que no desee que se use su información de contacto con el propósito de recaudación de fondos.
Investigación: En determinadas circunstancias podemos usar y difundir sus expedientes con propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede ser comparar los resultados que obtuvieron dos pacientes con las mismas condiciones médicas pero que recibieron diferente tratamiento. El Comité de calidad de la junta directiva de LCHC debe aprobar todos los proyectos de investigación. Este comité está a cargo de que todos los proyectos sean de beneficio directo o indirecto para nuestros pacientes o la comunidad. Su proceso de evaluación también evalúa la propuesta de investigación y la forma en la que se usa la información de tal forma que exista un balance entre las necesidades de la investigación y la privacidad de los expedientes. Debemos obtener su autorización escrita para usar sus expedientes (PHI) para propósitos de investigación excepto cuando el comité de calidad haya determinado que:
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the use or disclosure involves no more than a minimal risk to your privacy based on the following: ..Usar y difundir sus expedientes no es de ningún riesgo para su privacidad de acuerdo con:
an adequate plan to protect the identifying information from improper use and disclosure; ..Un plan adecuado para proteger la información de abuso o divulgación inapropiada;
an adequate plan to destroy the identifying information at the earliest opportunity consistent with the research (unless there is a health or research justification for retaining the identifiers or such retention is otherwise required by law); and..Un plan adecuado para destruir la información en cuanto sea posible y consistente con la investigación (a menos que exista alguna justificación de salud o dentro de la naturaleza de la investigación para retener la información, o alguna causa legal que exija retener la información) y
adequate written assurances that the PHI will not be re-used or disclosed to any other person or entity (except as required by law) for authorized oversight of the research study, or for other research for which the use or disclosure would otherwise be permitted; ..Documentos escritos que aseguren que los expedientes no van a ser reutilizados o traspasados a otra persona o entidad (excepto cuando sea requerido por ley) para vigilancia autorizada de la investigación, o para ser parte de otra investigación para la cual se debe solicitar permiso para el uso y difusión de estos.
the research could not practically be conducted without the waiver; and..La investigación no puede ser conducida prácticamente sin la exención; y
the research could not practically be conducted without access to and use of the PHI. ..La investigación no puede ser conducida prácticamente sin acceso y uso de los expedientes clínicos (PHI).
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Before we use or disclose health information for research, the project will have been approved through this research approval process; but we may disclose health information about you to people preparing to conduct a research project. For example, we may help potential researchers look for patients with specific health needs, so long as the health information they review does not leave our facility.
Organ and Tissue Donation: If you are an organ donor, we may release health information to organizations that handle organ procurement or organ, eye or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.
As Required By Law. We will disclose health information about you when required to do so by federal, state, or local law.
To Avert a Serious Threat to Health or Safety: We may use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person. Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent the threat.
Workers' Compensation: We may release health information about you for workers' compensation or similar programs. These programs provide benefits for work-related injuries or illness.
Business Associates: We may use or disclose your PHI to a business associate that performs a business function on our behalf and requires your PHI in order to do so. Such use or disclosure will only occur after performing due diligence to ensure that the business associate is meeting all statutory and contractual requirements. A written contract will be executed with each business associate, and will be reviewed on a yearly basis, to ensure that the business associate is providing adequate PHI safeguards.
Public Health Risks: We may disclose health information about you for public health activities. These activities generally include the following:
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Antes de usar y difundir sus expedientes clínicos con propósitos de investigación, el proyecto debe haber sido aprobado a través de este proceso de aprobación; sin embargo, podemos mostrar información a personas a cargo de preparar un proyecto de investigación. Por ejemplo, podemos ayudar a posibles investigadores a buscar pacientes con necesidades médicas específicas, siempre y cuando la información médica que revisen no salga de nuestra clínica.
Donación de órganos y tejidos: Si usted es un donador de órganos es posible que pasemos su información a organizaciones a cargo de donaciones de órganos o trasplante de ojos o tejido a un banco de donación, según sea necesario para facilitar el trasplante del órgano o tejido. Por requisito legal vamos a usar y difundir sus expedientes cuando sea obligatorio por ley federal, estatal o local.
Para evitar una amenaza seria a la salud o la seguridad: Podemos usar y difundir sus expedientes cuando sea necesario prevenir una amenaza seria a la salud y seguridad pública o de terceras personas. Cualquier declaración legal, sin embargo, irá referida a quien pueda prevenir la amenaza.
Compensaciones para trabajadores: Podemos usar y difundir sus expedientes con propósitos de compensación de trabajadores o programas similares. Estos programas proveen beneficios para lesiones de trabajo o similares.
Socios de negocio: Podemos usar y difundir sus expedientes con socios de negocios a cargo de un movimiento que resulte para nuestro beneficio y que requiera su expediente para realizarlo. Este tipo de uso de su información solamente se hará bajo la certeza de que el socio involucrado cumpla todos los requisitos estatutarios y contractuales. Para asegurarnos de que el asociado esté protegiendo adecuadamente la información de los expedientes se hará un contrato escrito con cada socio, mismo que será revisado al menos una vez por año.
Riesgos a la salud pública: Podemos usar y difundir sus expedientes para actividades de salud públicas. Estas normalmente incluyen actividades para:
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to prevent or control disease, injury or disability; ..prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad;
to report births and deaths; ..reportar nacimientos o muertes;
to report child abuse or neglect; ..reportar abuso o abandono de menores;
to report reactions to medications or problems with products; ..reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
to notify people of recalls of products they may be using; ..notificar a personas acerca del retiro de productos que posiblemente han estado utilizando;
to notify a person or organization required to receive information on FDA-regulated products; ..notificar a personas u organizaciones que requieran recibir información acerca de productos regulados por la FDA (Administración de alimentos y medicamentos);
to notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition; ..notificar a alguien que pueda estar expuesto a alguna enfermedad o en riesgo de contraer o contagiar alguna enfermedad o condición médica;
to notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence. We will only make this disclosure if you agree or when required or authorized by law. ..notificar a la autoridad correspondiente del gobierno si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono, o violencia doméstica. Solamente vamos a notificarlo en caso de que usted esté de acuerdo o si es un requisito legal.
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Health Oversight Activities: We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.
Lawsuits and Disputes: If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose health information about you in response to a court or administrative order. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.
Law Enforcement: We may release health information if asked to do so by a law enforcement official:
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Actividades de supervisión de salud: Podemos usar y difundir sus expedientes a agencias de supervisión médica que estén autorizadas por ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de salud, programas gubernamentales y cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
Demandas y disputas: Si usted está involucrado en alguna demanda o disputa legal podemos usar y difundir sus expedientes en respuesta a una orden de corte. También podemos usar y difundir sus expedientes en respuesta a citaciones, solicitudes de investigación u otros procesos legales por parte de alguien involucrado en la disputa, esto último solamente en caso de que usted haya sido avisado acerca de tales solicitudes o si se ha buscado una orden para proteger la información solicitada.
Aplicación de la ley: Podemos usar y difundir sus expedientes si así lo exige una autoridad legal:
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in reporting certain injuries, as required by law – gunshot wounds, burns, injuries to perpetrators of crime; ..Al reportar ciertas heridas como lo exige la ley- heridas de armas de fuego, quemaduras, heridas a criminales;
in response to a court order, subpoena, warrant, summons or similar process; ..En respuesta a una orden de corte, citaciones, órdenes judiciales o procesos similares;
to identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person;
-Name and address, date of birth or place of birth, social security number, blood type or Rh factor, type of injury, date and time of treatment and/or death, if applicable, and a description of distinguishing physical characteristics. ..para identificar a un sospechoso, fugitivo, evidencias o alguien desaparecido;- Nombre y dirección, fecha o lugar de nacimiento, seguro social, tipo de sangre, tipo de lesión, fecha y hora del tratamiento, y/o muerte, si aplica, y descripción de rasgos físicos.
about the victim of a crime if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person's agreement; ..acerca de la víctima de un crimen si, bajo determinadas limitadas circunstancias, no podemos obtener el acuerdo de la persona;
about a death we believe may be the result of criminal conduct; ..acerca de una muerte que creamos haya sido el resultado de una conducta criminal;
about criminal conduct at our facility; and..acerca de conducta criminal dentro de nuestras instalaciones y
in emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description, or location of the person who committed the crime. ..en situaciones de emergencia para reportar un crimen; la ubicación de un crimen o las víctimas; o la identidad; descripción; o ubicación de la persona que cometió el crimen.
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Coroners, Health Examiners and Funeral Directors: We may release health information to a coroner or health examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also release health information about patients to funeral directors as necessary to carry out their duties.
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Médicos forenses, examinadores de salud, y directores de funerales: Podemos usar y difundir sus expedientes a un médico forense o examinador de salud. Esto puede ser necesario por ejemplo cuando sea necesario identificar a alguien que ha fallecido o para determinar la causa de la muerte. También es posible mostrar sus expedientes clínicos con directores de funerales conforme sea necesario para que cumplan con su trabajo.
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….Governmental Functions..Funciones de gobierno: ….
National Security and Intelligence Activities: We may release health information about you to authorized federal officials for intelligence, counterintelligence, and other national security activities authorized by law. ..Actividades de seguridad nacional y servicios de inteligencia: Podemos usar y difundir sus expedientes con oficiales federales autorizados de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley.
Protective Services for the President and Others: We may disclose health information about you to authorized federal officials so they may provide protection to the President, other authorized persons or foreign heads of state or conduct special investigations. ..Servicios de protección para el presidente y otros: Podemos usar y difundir sus expedientes con oficiales federales autorizados de tal manera que puedan ofrecer servicios de protección para el presidente, otras personas autorizadas o cabezas de estado y llevar a cabo alguna investigación especial.
Military and Veterans: If you are a member of the armed forces or separated or discharged from military services, we may release health information about you as required by military command authorities or the Department of Veterans Affairs as may be applicable. We may also release health information about foreign military personnel to the appropriate foreign military authorities. ..Militares y veteranos: Si usted es miembro o ha sido parte de las fuerzas armadas podemos mostrar su expediente según lo requieran las autoridades comandantes militares o el Departamento de veteranos. También podemos mostrar información acerca de personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras adecuadas.
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Inmates: If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release health information about you to the correctional institution or law enforcement official. This release would be necessary (1) for the institution to provide you with health care; (2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or (3) for the safety and security of the correctional institution.
YOUR RIGHTS REGARDING HEALTH INFORMATION ABOUT YOU
You have the following rights regarding health information we maintain about you.
Right to Inspect and Copy: You have the right to inspect and copy health information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes health and billing records.
To inspect and copy health information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing to LCHC’s Director of Medical Records. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing or other supplies and services associated with your request.
We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to health information, you may request that the denial be reviewed. Another licensed health care professional chosen by our practice, in most cases one of the LCHC Medical Directors will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request. We will comply with the outcome of the review.
Right to Amend: If you feel that the health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as we keep the information. To request an amendment, your request must be made in writing on the form “PHI Amendment Request” and submitted to LCHC’s Director of Health Information Management. You must provide on that form the reasons that support your request for an amendment.
We may deny your request for an amendment if it is not in writing or does not include a reason to support the request. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:
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SUS DERECHOS RESPECTO A SUS EXPEDIENTES
Usted tiene los siguientes derechos respecto a los expedientes clínicos que conservamos.
Derecho a revisar y copiar: usted tiene derecho a inspeccionar y copiar la información clínica que pueda ser utilizada para tomar decisiones concernientes a su cuidado médico. Normalmente esto incluye registros de salud y de facturación.
Para revisar y copiar su expediente que podría ser utilizado para tomar decisiones concernientes a su cuidado médico debe solicitar una copia por escrito del director de registros médicos de LCHC. Al solicitar una copia de su información es posible que se le cobre un monto por el servicio de copiar, enviar por correo y cualquier otro gasto relacionado con su solicitud.
En muy pocos casos es posible que se le niegue su solicitud. Si se niega el acceso a sus expedientes usted puede pedir que se revise la negación. Otra persona profesional capacitada escogida por nuestra clínica, normalmente uno de los directores médicos de LCHC se hará cargo de revisar su solicitud y la negación. La persona que va a hacer la revisión no será la misma persona que negó su solicitud. Nosotros le comunicaremos el resultado de la revisión.
Derecho a modificar: Si cree que la información que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta puede pedirnos que la modifiquemos. Usted tiene derecho de solicitar una modificación mientras nosotros mantengamos su información. Para solicitar una verificación debe hacerlo por escrito usando el documento “PHI Amendment Request Spanish” dirigido al director de manejo de información de LCHC. En este documento usted debe mencionar las razones que justifiquen su solicitud para modificar.
Es posible que neguemos su solicitud en caso de que no la haya mandado por escrito o no incluya razones para apoyar la solicitud. También podemos negar su solicitud si está pidiendo que verifiquemos información que:
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was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment; ..no ha sido creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creo la información no esté presente para modificar;
is not part of the health information kept by or for our practice; ..no es parte de los expedientes que conservamos;
is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or..no es parte de la información a la que usted tiene acceso para inspeccionar o copiar; o
is accurate and complete..es precisa y completa
Any amendment we make to your health information will be disclosed to those with whom we disclose information as previously specified. ..Cualquier verificación que se haga a su expediente va a ser mostrada a aquellos con quienes la hemos revisado tal y como lo hemos especificado anteriormente.
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Right to an Accounting of Disclosures You have the right to request a list accounting for any disclosures of your health information we have made, except for uses and disclosures for treatment, payment, and health care operations, as previously described.
To request this list of disclosures, you must submit your request in writing to LCHC’s Privacy Officer. Your request must state a time period which may not be longer than six years and may not include dates before April 14, 2003. The first list you request within a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you for the costs of providing the list. We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred. We will mail you a list of disclosures in paper form within 30 days of your request, or notify you if we are unable to supply the list within that time period and by what date we can supply the list; but this date will not be exceed a total of 60 days from the date you made the request.
Right to Request Restrictions: You have a right to request restrictions on how we use and disclose your PHI for treatment, payment and operations, as well as regarding those instances where you have an opportunity to agree or object. We are not required to agree to restrictions for treatment, payment and operations except in limited circumstances. If we do agree to a restriction of any kind then we will honor it going forward, unless you take affirmative steps to revoke it or we believe, in our professional judgment, that an emergency warrants circumventing the restriction in order to provide the appropriate care. In rare circumstances, we reserve the right to terminate a restriction that we have previously agreed to, but only after providing you notice of termination.
You have a right to restrict certain disclosures of PHI to a health plan where you have paid out of pocket in full for the healthcare item or service. You are required to notify all downstream healthcare providers (e.g. a pharmacist) and business associates, including Health Information Exchange(s), of the restriction. We are required by law to honor this restriction and will do so unless affirmatively terminated by you in writing.
To request a restriction, you must make your request in writing to LCHC’s Director of Health Information Management on the “PHI Use and Disclosure Restriction Request”. In your request, you must tell us what information you want to limit and to whom you want the limits to apply; for example, use of any information by a specified nurse, or disclosure of specified surgery to your spouse.
Right to Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about health matters in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail to a post office box.
To request confidential communications, you must make your request in writing to LCHC’s Director of Health Information Management on the “Specified Health Information Confidential Handling Request”. We will not ask you the reason for your request. We will accommodate all reasonable requests. Your request must specify how or where you wish to be contacted.
Right to a Paper Copy of This Notice: You have the right to obtain a paper copy of this notice at any time. To obtain a copy, please request it from LCHC’s Privacy Officer. You may also obtain a copy of this notice at our website, www.lawndale.org.
OUR DUTIES
We are required by law to: 1) maintain the privacy of your PHI; 2) provide you with this Notice of our privacy practices; 3) abide by the terns of the Notice currently in effect; and 4) modify this Notice when there are material changes to your rights, our duties, or other practices contained herein. This Notice will remain in effect until it is revised.
We reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice consistent with applicable law and our current business processes. Should we make revisions to this Notice, we will provide you with notification as follows: 1) upon request at any site including LCHC Eye, Senior, and Dental clinics, LCHC Pharmacy and LCHC support services and 2) electronically via our website. Any modifications to our Notice will apply retroactively to your entire PHI, as maintained by us.
In addition to the above, we have an affirmative duty to respond to your requests (i.e. those corresponding to your rights) in a timely and appropriate manner. We support and value your right to privacy and are committed to maintaining reasonable and appropriate safeguards for your PHI. We will not retaliate in any way shape or form should you decide to file a complaint with us or with the Department of Health and Human Services.
Notification of Breach: You have the right to be notified by LCHC if you are affected by a breach of unsecured PHI. LCHC will conduct a risk assessment of any impermissible uses or disclosures of PHI. Unless it can be demonstrated that there is a low probability the PHI has been compromised, the use or disclosure will be considered a breach. Example: An unauthorized release with a low probability of compromise of PHI would be a fax with PHI that gets sent to the wrong physician, who is notified and promptly destroys the fax with the PHI. Breach notification would not be necessary in this situation.
COMPLAINTS
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. To file a complaint with us, complete our “Patient Comment and Privacy Complaint Form”. All complaints must be submitted in writing. You will not be penalized for filing a complaint.
CHANGES TO THIS NOTICE
We reserve the right to change this notice. We reserve the right to make the revised or changed notice effective for health information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current notice in our facility. The notice will contain on the first page, at the top, the effective date. You may request a copy of our most current Notice at any time.
ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT OF THIS NOTICE
We will request that you sign a separate form or notice acknowledging you have received a copy of this notice. If you choose, or are not able to sign, a staff member will sign their name and date. This acknowledgement will be filed with your records.
If you have any questions about this notice, please contact Lawndale Christian Health Center’s (LCHC’s) Privacy Officer at (872) 588-3015.
REFERENCES:
1. AAFP HIPAA Privacy Manual, Revised October 2002
2. HITECH Act of 2009, 42 USC sec 139w-4(0)(2), February 2009
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Derecho a una lista de contabilidad del uso de su expediente
Usted tiene derecho a un documento de contabilidad del uso de su expediente, excepto en el caso de uso y difusión para tratamientos, pagos y operaciones médicas tal como ha sido descrito previamente.
Para solicitar un documento de contabilidad debe hacerlo por escrito por medio de un documento dirigido al oficial de privacidad de LCHC. Su solicitud debe indicar un periodo de tiempo no mayor a 6 años y no puede incluir fechas anteriores a abril 14 del 2013. La primera lista que solicite durante un periodo de 12 meses será gratis. Listas adicionales pueden tener un costo por proporcionarse. Le vamos a indicar el monto y usted puede retirar o modificar la solicitud antes de que sea procesada. Le vamos a enviar por correo los documentos en un periodo de 30 días después de su solicitud o en caso de que no se haya podido procesar la lista se lo haremos saber dentro de este periodo y también la fecha en la que podremos tener lista su petición (esta fecha no debe exceder más de 60 días después de su solicitud).
Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a solicitar restricciones en la forma en la que usamos su expediente para tratamientos, pagos, operaciones y todo lo relacionado con cualquier instancia en donde usted pueda estar o no de acuerdo. No es un requisito que debamos acordar con las restricciones de tratamientos, pagos y operaciones, excepto en circunstancias limitadas. En caso de estar de acuerdo con las restricciones que ha solicitado de cualquier naturaleza, estas serán respetadas, al menos que usted tome la decisión de anularlas, o si creemos en nuestro juicio profesional médico que se presente un caso de emergencia que amerite negar la restricción. En condiciones muy raras nos reservamos el derecho de anular una restricción con la que ya habíamos previamente acordado y solamente después de haberle dado una notificación de terminación.
Usted tiene derecho a restringir cierta información de PHI a un plan de salud al cual haya pagado de su bolsillo completamente por un servicio o artículo de salud. Se requiere que notifique a todos los proveedores de salud (por ejemplo, farmacéuticos) y socios de negocios, incluyendo intercambios de información de salud, de la restricción. Se nos requiere por ley honrar esta restricción y lo haremos a menos que usted haga una terminación por escrito.
Para solicitar alguna restricción debe hacerlo por escrito por medio de un documento dirigido al director de manejo de información clínica de LCHC usando el documento “PHI Use and Disclosure Restriction Request” (Solicitud para restricciones en el uso de su expediente). En la solicitud debe indicar qué información es la que quiere limitar y a quién desea que se le apliquen estos límites; por ejemplo, el uso de cualquier información por parte de un enfermero/a específico, o la difusión de una cirugía específica que se haya hecho a su esposo/a.
Derecho a solicitar confidencialidad: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted respecto a temas de su salud en una forma o en una ubicación específica. Por ejemplo, puede pedir que nos comuniquemos con usted solamente a su trabajo, por correo a una dirección postal. Para solicitar alguna restricción debe hacerlo por escrito por medio de un documento dirigido al director de manejo de información clínica de LCHC usando el documento “Specified Health Information Confidential Handling Request” (solicitud para confidencialidad en el manejo de la información) No se le van a pedir razones para justificar su solicitud. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado/a.
Derecho a solicitar una copia de este informe: tiene derecho a solicitar una copia de este informe en cualquier momento. Para pedir una copia favor de solicitarla al oficial de privacidad de LCHC. También puede obtener una copia en nuestro sitio web: www.lawndale.org.
NUESTRAS RESPONSABILIDADES
Es requisito legal que: 1) mantengamos la privacidad de sus expedientes; 2) darle una copia de este informe; 3) sujetarnos a las condiciones del presente informe; y 4) modificar este informe cuando existan cambios materiales a sus derechos, nuestras responsabilidades u otras prácticas aquí contenidas. Este informe permanece válido hasta su próxima revisión.
Reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este informe en vigencia con la ley y nuestros procesos de negocio. En caso de hacer cambios a este informe se lo haremos saber de las siguientes formas: 1) cuando usted lo solicite en cualquier sitio incluyendo la clínica dental y de optometría, farmacia y servicios de apoyo de salud de LCHC y 2) en forma electrónica por medio de nuestro sitio web. Cualquier modificación a este informe se va a aplicar retroactivamente a su expediente.
Además de esto, tenemos la responsabilidad de responder a sus solicitudes (p/e aquellas correspondientes a sus derechos) puntualmente y en una forma apropiada. Apoyamos y valoramos su derecho a privacidad y estamos comprometidos a mantener sus expedientes en forma razonable y apropiada. No vamos a tomar represalias de ningún tipo en caso de que decida mandar una queja a nosotros o al Departamento de salubridad y servicios humanos.
Notificación de falla en la seguridad: Usted tiene el derecho de ser informado por LCHC en caso de que sus expedientes hayan sido infringidos en alguna manera. LCHC va a hacer una evaluación de riesgos sobre cualquier uso impermisible de sus expedientes. Al menos que pueda ser demostrado que hay una baja probabilidad de que su expediente ha sido comprometido, la difusión que se le ha dado al expediente se considera una falla en la seguridad. Por ejemplo: un mal uso del expediente con una baja probabilidad de comprometer la privacidad del paciente puede ser que se haya enviado por fax su expediente a un médico equivocado, quien es notificado del caso y entonces destruirá el expediente. En este caso no será necesario hacer una nota de falla en la seguridad.
Quejas
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados puede enviar una queja con nosotros o con el secretario del departamento de salubridad y servicios humanos. Para enviar una queja a nosotros debe hacerlo por escrito usando el documento “Patient Comment and Privacy Complaint Form” (forma para quejas acerca del uso de privacidad). No se le va a penalizar por llenar este documento.
Cambios al informe
Reservamos el derecho a cambiar este informe. Reservamos el derecho a hacer efectivo el informe revisado o cambiado para información de salud que ya tenemos de usted al igual que cualquier información que recibamos en el futuro. Vamos a publicar una copia de este informe en nuestras instalaciones. El informe va a mostrar en la primera página la fecha efectiva. Usted puede solicitar en cualquier momento una copia del informe.
Reconocimiento de que recibió este informe
Vamos a pedir que firme una forma separada reconociendo que recibió una copia de ese informe. En caso de que lo desee, o si usted no puede firmar, un empleado firmara su nombre y fechara el documento. Este documento será guardado con su expediente.
Si tiene preguntas acerca de este informe favor de contactar al oficial de privacidad de Lawndale Christian Health Center al (872) 588-3107.
REFERENCIAS: 1. AAFP HIPAA Privacy Manual, Revisado octubre, 2002
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